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RACI矩阵:您的项目成功蓝图

RACI矩阵是定义和记录项目角色和职责的最简单,最有效的方法。准确了解谁负责,谁负责,需要向谁咨询以及在每个步骤都必须通知谁,这将大大提高您项目成功的机会。

RACI矩阵:您的项目成功蓝图
christophertdumond /盖蒂图片社

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在管理和挽救了数十个项目并帮助其他人做到这一点之后,我注意到总是存在一个关键成功因素(CSF)可以有效解决或错过/弄错的情况:明确每个项目的角色和职责参与者和主要利益相关者。无论任何项目的项目计划多么详细和完整,参与者角色和职责的混淆或遗漏都会造成重大问题。

输入RACI矩阵。我见过并用来定义和记录项目角色和职责的最简单,最有效的方法是RACI模型。将RACI模型集成到组织的项目生命周期(PLC)中可以产生强大的协同作用,从而增强和改善项目成果。

什么是RACI矩阵?

RACI矩阵是一个责任分配图,可绘制出完成项目所涉及的每个任务,里程碑或关键决策,并分配哪些角色是 负责任的 对于每个行动项目,哪些人员是 问责 ,以及在适当情况下需要 咨询过 或知情。缩写RACI代表利益相关者在任何项目中可能扮演的四个角色。

在几乎100%的救援工作中,我发现对参与者的角色和职责没有共同的理解,也没有明确的文档来支持它。通过使用RACI模型建立这样的共识几乎总是会使项目陷入困境,并使关键的利益相关者能够轻松处理需要解决的其他问题。

RACI矩阵的角色和职责

RACI模型为描述利益相关者在项目中所扮演的角色带来了结构和清晰度。 RACI矩阵明确了职责,并确保项目需要完成的所有工作均由专人负责。

利益相关者在任何项目中可能扮演的四个角色包括:

  • 负责任的 :从事这项工作的人员或利益相关者。他们必须完成任务或目标或做出决定。几个人可以一起 负责任的 .
  • 问责 :是作品“所有者”的人或利益相关者。任务,目标或决定完成后,他或她必须签字或批准。此人必须确保在矩阵中为所有相关活动分配职责。成功需要只有一个人 问责 ,这意味着“责任就此止步”。
  • 咨询过 :需要人员提供意见才能完成工作并签字同意的人员或利益相关者。这些人是“圈中”的积极参与者。
  • 知情的 :需要“保留在图片中”的人员或利益相关者。他们需要进度或决策方面的最新信息,但是无需正式征询他们的意见,也无需直接对任务或决策做出贡献。

如何创建RACI矩阵

创建RACI模型的简单过程包括以下六个步骤:

  1. 确定交付项目涉及的所有任务,并按完成顺序在图表的左侧列出它们。对于IT项目,通过合并PLC步骤和可交付成果可以最有效地解决这一问题。 (下面紧接着的简化版本之后,在下面的详细示例中对此进行了说明。)
  2. 确定所有项目涉众,并在图表顶部列出他们。
  3. 填写模型的单元,确定谁负责,负责,以及将为每个任务咨询和告知谁。
  4. 确保每个任务至少有一个利益相关者 负责任的 为了它。
  5. 任务不得有多个利益相关者 问责 。解决特定任务有多个冲突的任何冲突。
  6. 在项目开始时与您的利益相关者共享,讨论并同意RACI模型。这包括解决任何冲突或歧义。

这是这种简化的RACI模型的说明:

简化的raci矩阵模型图cio IDG

RACI matrix 最佳做法

仅创建RACI矩阵是不够的。您必须确保矩阵映射到成功的策略。在这里,必须解决计划中的冲突和模棱两可。

解决RACI矩阵中的冲突和含糊不清涉及到在每一行上下查看以下内容:

对每个利益相关者的分析:

  • R太多吗:一位利益相关者是否分配了太多的项目?
  • 没有空单元格:利益相关者是否需要参与这么多活动?能够 负责任的 改为 咨询过 , 要么 咨询过 变成 知情的 ?即,是否有太多“这个厨房里的饭锅”无法让东西移动? (如果是的话,这对管理该项目的文化有何影响?)
  • 买入 :每个利益相关者是否完全同意指定他们在此模型版本中扮演的角色?达成此类协议后,应将其包含在项目的章程和文档中。

每个PLC步骤或可交付成果的分析:

没有R :谁在进行此步骤并完成工作?主动要扮演谁的角色?
R太多 :这是否是过多的“这个厨房里的饭菜”无法保持运转的信号?
没有A : 谁是 问责 ? PLC的每一步都必须有一个“ A”。一个利益相关者必须是 问责 对于发生的事情-与这个人的“责任不大”。
一个以上:是否对决策权感到困惑?具有问责制的利益相关者对如何完成工作以及如何解决冲突拥有最终决定权。多个A会邀请缓慢而有争议的决策。
每个盒子都装满了:是否真的需要所有利益相关者的参与?使所有利益相关者参与进来是否有正当好处,还是仅仅涵盖所有基础?
很多C :是否需要所有利益相关者定期进行 咨询过 ,或者可以保留它们 知情的 如果他们认为自己需要 咨询过 ?循环中太多的C确实减慢了项目速度。
该模型中是否包括所有真正的利益相关者:有时,这是一个更大的挑战,要确保,因为这是一个遗漏的错误。这通常最好由指导委员会或管理团队解决。

项目管理中的RACI矩阵

上面的分析通过使用RACI矩阵很容易实现,从而提供了模型的真正好处。这是模型与特定PLC的集成,可确保项目的结构成功。没有任何一个组件,项目管理流程的结构问题可能会一直隐藏,直到(甚至是……)它们导致项目陷入困境。为每个重要项目花费时间和精力来创建定制的PLC / RACI,是为项目成功设计项目管理过程的机会。

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