Google Apps:我们如何说服C-Suite

Dominion Enterprises的CIO Joe Fuller面临着将280个杂志品牌转换为一个协作套件并说服高管认为云是正确的挑战。他分享了一些建议,包括如何在隐私和合规性担忧方面赢得怀疑论者。

Dominion Enterprises的CIO Joe Fuller遇到了麻烦,需要清理。通过一系列150项收购而建立的营销服务公司面临效率低下,差异和孤立数据的困扰。富勒说,随着2010年经济持续低迷,该公司开始感受到在24个不同位置托管电子邮件的重要性,这带来了许多支持和集成问题。

2010年6月,富勒购买了一部Android手机,这是他首次涉足云计算。 “能够通过浏览器访问所有内容并在云中发布电子邮件,使我认为这是[在Dominion]可以采用的方式。”

因为大多数 员工正在使用Microsoft Outlook,Fuller和他的团队研究了Microsoft和Google的云选项。在访问了两家供应商的总部后,他确定 Google Apps套件 从产品和价格的角度来看更合适。

富勒说:“从一个Gmail界面访问协作套件的所有不同方面的便捷性和定价模型的简单性就显得格外突出。”

迁移到Google Apps 对于他和Dominion的许多员工(其中65%的人已经熟悉Gmail)来说,这是一个相对容易的出售方式。该公司的其他高管并不那么容易相信。

富勒说:“迁移到云是一种变化,这种变化正在由普通员工激起。” “ C级别的工作更加艰辛-隐私和安全是他们最大的关注点。Outlook对他们来说已经很舒服了,他们对进行更改很犹豫。”

经过几个月的讨论,重点是 隐私与安全 与已经迁移到协作套件的Google Apps管理员和CIO进行了交流-在与Dominion的C级高管进行了多次对话之后,Fuller向Dominion的高管进行了“最终推动介绍”,包括首席执行官,首席财务官和法律顾问,并最终赢得了胜利。他们的认可。

富勒说:“他们的销售要素是,这对公司而言是一项技术进步。我们在技术领先方面并没有声誉,这是一次获得员工认可并做到的机会。领先于采用点的东西,而不是落后于它。”

成功部署Google Apps:5个提示

他说,Fuller部署了4,200个Google Apps帐户(该帐户于2010年6月由一个150人的试验小组开始),计划于下个月完成,并且得到了积极的好评。

“我们得到的反馈是90%到95%之间的积极反馈。我们希望人们对Outlook的支持比以前更多—只有5个人仍通过Outlook客户端访问Gmail,”富勒说。

富勒说,使用Google Apps可以改善部门之间的协作和效率。例如,Dominion的旅行媒体小组用共享的Google文档替换了其每周报告系统,该系统由一系列通过电子邮件发送的Excel工作表组成。

而且,在Dominion的车辆小组中,营销团队使用Google协作平台构建了一个内部网,在其中共享更新和销售材料。富勒说,通常情况下,这需要四个月才能完成,但是他们却可以在四个小时内完成。

他说,虽然富勒认为自己的部署是成功的,但他有几件事会有所不同。以下是他对其他考虑实施Google Apps的人的建议。

1.回答以下问题:“对我有什么帮助?”在前面。 对于怀疑论者,请务必通过具体示例告知他们如何从新系统中受益。

富勒第一次开始谈论Gmail界面时,他说他吹捧“超酷的新功能”。结果,他收到了诸如“我们已经具备了这些功能;您让我有所改变,而我却不想这么做”之类的回推。他说,这些对话随后会渗入到平台的逐个特征比较中,这没有抓住重点。

“相反,我需要说,'您可能拥有了想要的一切,但是作为一个良好的企业公民,您需要帮助我们成为一家公司,达到我们所需要的位置。”然后,如果我具有我不知道的其他功能和优点,那么从一开始我就可以说服自己,”富勒说。

2.准备与安全和隐私有关的回退。 富勒纳了解到围绕Google Apps的隐私权和安全性是Dominion的C级高管所关心的问题,因此富勒竭尽全力获取必要的信息并为演示做准备。

例如,富勒(Fuller)要求Google主持电话会议,专门讨论安全性和隐私权。他说,其中之一是,他们讨论了Dominion的法律顾问和IT审计员事先向Google提供的具体问题。 Google还为他的团队提供了14页的白皮书,概述了他们的安全方法。

此外,富勒说,在谈到云和安全性时,与经理的对话是坦率的。他说:“我向高层经理指出,我们已经在使用基于云的服务,例如SalesForce.com和基于Web的备份系统。” “我还说过,在某些方面,谷歌的安全和隐私系统在某些方面要优于我们的。”

3.留出时间来发现正在使用的古怪电子邮件应用程序。 富勒说:“我们发现我们的一家公司有一个电子邮件解析程序,该程序可以接收电子邮件线索,并根据已解析的内容对它们进行鉴定,然后将其转发给适当的付费客户。” “我们需要在迁移之前发现所有这些应用程序,以避免破坏某些东西,特别是产生收入的应用程序。”

4.权衡您的部署选项。 富勒研究了成功的公司用于集成其系统的两种方法:“大爆炸”方法,您可以同时转换所有帐户;并逐步进行,在此过程中,您将按组缓慢地推出所有内容。

“每个人都有优点-如果您在周末派出所有员工,最初的烦恼是每个人当天都会遇到相同的问题,因为每个人都在学习,但是好处是每个人都将拥有工具并且可以开始共享和立即合作。”他说。 “或者,如果您逐步推出它(这就是我们所做的事情),IT的混乱和备份就更少了,但是马上就没有太多好处,因为并不是每个人都拥有该系统。”

5.首先出售您的行政助理。 富勒说:“如果我不得不以不同的方式做一件事情,那我本来会花更多的时间卖管理员,而花更少的时间卖高层。” “管理员对系统的了解,他们对系统的拥抱以及新系统的易用性至关重要,有时比CFO更为重要。让管理员尽早而经常地参与进来-如果他们在公司任职,其他人将更加易于采用。”

克里斯汀·伯纳姆 涵盖了面向CIO.com的消费者技术,SaaS,社交网络和Web 2.0。在Twitter上关注Kristin @kmburnham。在Twitter上关注CIO.com的所有内容 @CIOonline 继续 脸书 通过电子邮件发送给克里斯汀 [email protected]

版权© 2011 IDG通讯,Inc.