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自上而下的企业协作方法

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协作式企业网络可以使工作人员进行数字连接,并可以跨职能和地理区域无缝地共享知识和技能,从而可以显着提高生产力和业务价值。许多人面临的挑战是找到一种方法。

近年来,大量的移动和基于云的工具为企业提供了新的机会,以改善工作人员,业务合作伙伴和客户之间的通信。精明的企业已经利用这些工具来提高生产力并释放其员工的集体知识。

进入协作型企业

所有行业部门都有很多例子。超过100,000名员工 德州信息资源部,例如,正在使用Microsoft提供的基于Office 365云的通信和协作工具来简化其业务方式。该机构的员工使用视频会议,实时文档协作和日历共享工具与同龄人进行通信,而无论他们服务的社区,使用的设备或工作时间是什么。

肯纳金属,一家营业额达30亿美元的金属加工和采矿工具制造商,已使用Office 365建立了一个全公司的内部网,称为The Hub。该内部网连接公司的工程师,科学家和制造技术人员,并允许内部对话,访问公司新闻以及竞争对手的情报。它使公司能够跟踪员工的专业领域,并在不同团队和地区之间共享他们的信息。

收养问题

尽管取得了这些成功,但完全受益于协作的公司数量仍然相对较少。最近的研究 高度计组 表明,企业协作和社交网络工具的采用为增长留下了很多机会。在接受调查的人中,不到十分之四的人说,他们公司的许多员工在工作中使用协作工具,而23%的人说,有些员工在使用这些工具。其余41%的人说,目前很少有员工在工作中使用企业协作工具。

B2B社交媒体策略师兼顾问Paul Gillin将这种情况归咎于缺乏高管人员的参与。吉林说:“这是一个典型案例,主管人员要求引入一些工具,而他们自己却不使用这些工具。”

解锁知识 

吉林说,协作工具可以帮助释放公司内部的知识,这是一项越来越关键的功能。他说:“现在大多数公司都是知识型企业。” “他们不再生产产品了。他们的价值来自信息或他们如何向客户分发产品的知识。”

例如,饭店公司不再拥有物业。他们是管理库存的专家,同时将房地产本身交给了各个租赁持有人。吉林说,这个概念适用于许多行业。

他说:“关键是您在公司中拥有很多知识,但您不知道这些知识在哪里。”能够发现并利用此类资源的公司可能会更有效地完成工作。

行政领导

吉林认为,高管必须领导推动协作工具广泛使用的指控。他说:“高管必须表现出合作和开放的意愿,以使用社交媒体和其他工具进行交流。”甚至博客或在公司Wiki上发布更新之类的策略也可以促进更广泛的使用。 “它设定了共享可以的基调。”

除了高层管理人员的赞助外,正在部署协作工具的公司还需要确保对安全性和潜在数据暴露问题的完全控制。 “审计很重要,”吉林说。 “我想说的是,您希望轻松地将某些内容纳入现有工作流程中。”

单独实施还不够

企业协作顾问,Holtz Communication + Technology(HC + T)的创始人Shel Holtz说,组织还不仅需要考虑部署协作工具,还需要集中精力改进它们的采用。

 霍尔茨说:“在许多组织中,'梦想之地'的心态似乎是'如果您建立了它,它们就会来'。”

但这不仅足够使协作工具可用,而且对促进采用也无济于事。例如,电子邮件仍然是企业内部的主要通信工具,尽管与现代协作软件实现的通信相比,电子邮件的效率非常低。但是,很少有组织协同努力使员工摆脱对电子邮件的依赖。

Holtz说:“您确实希望影响人们的行为以采用协作工具。” “您必须在采用阶段付出一些努力,并将其推销给员工。”他说,拥有良好内部沟通团队的组织应该与IT和人力资源团队一起使用它,以积极推动协作工具的使用。

建模行为

霍尔茨说,领导者还需要对企业协作工具的行为进行建模,同时要认识到员工对此类工具的使用和采用。

归根结底,IT组织需要确保他们交付的是员工实际使用的协作工具。 Holtz说,仅仅因为它是免费的或与其他企业软件捆绑在一起而部署工具是失败的秘诀。

 他说:“如果员工从一开始就看不到价值,那么他们根本就不会使用它。”

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