首席信息官可以使用外包以节省数百万美元印刷成本的3种方式

首席信息官可以通过三步战略计划来领导减少开支,以提高打印采购效率,并为在此过程中增加数字化转型铺平道路。

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尽管侧重于数字化,但企业仍然依赖打印纸,从营销材料到发票再到报告。而且,许多公司仍然向需要硬拷贝打印文档的客户提供交易信息,例如代理和财务报表。

一家财富1000强企业每年可在印刷上花费1亿美元以上,具体取决于行业。但是由于缺乏中央监督和对打印管理功能的所有权,很多钱被浪费了。确实,有些企业根本无法估算总打印成本。

外包咨询公司Alsbridge的管理顾问Lisa Meath表示:“印刷品分布在多个不同的业务部门-市场,采购,设施和IT中。” “但是,在大多数情况下,对于如何以及在何处推动改进和降低成本并没有广阔的前景。此外,没有关于从何处开始以及如何产生最有益的业务影响的方向。”

例如,传统上,金融服务和保险需要大量纸张。许多人已经投资了内部打印功能,这些功能越来越低效且过时。虽然将这些业务外包可以节省他们的钱,但是将工作转移到第三方的复杂性使他们过去无法这样做。

但是,采购企业印刷业务的战略方法可以帮助解决此问题。 首席信息官处于理想位置,可以支持这种特殊的成本控制工作。

Meath说:“对于CIO而言,这不仅是降低成本,而且是在整个企业内推动战略变革的机会,尤其是为过渡到电子通信奠定了基础。” “鉴于他们对组织业务系统的整体了解,CIO拥有一个独特的机会来统一分散的业务部门,并推动与印刷相关的活动相关的运营改进和成本降低。”

改善打印操作还可以通过更加区分打印内容和不打印内容,为提高数字化水平奠定基础。 IT领导者可以带头进行三步评估和简化企业打印服务的过程。

1.评估现有的打印操作

第一步是对组织的整个打印环境进行分析和基准测试,以详细了解在何处,什么,为什么以及如何打印材料。 Meath说:“基于该评估,该组织阐明了他们对未来状态的长期目标,并概述了实现这一目标的策略。”该计划可能包括流程效率改进,优化,供应商合并或其他新的采购策略。

2.适当的外包

接下来,IT领导者应将打印提供商集成到IT服务交付组合中,并在此过程中应用项目管理准则。许多公司,特别是在印刷密集型行业中的许多公司,已经对已经过时的技术进行了大量投资。 Meath说:“从现有运营向服务提供商过渡和转换的复杂性是一个巨大的障碍。” “克服障碍的方法是通过流程纪律来打破关键的里程碑,可交付成果和期限,以保持项目的进展。将打印提供商整合到IT服务交付组合中是打破那些孤立的打印运营孤岛的过程。”

3.优化内部流程

在这一点上,CIO应通过不断改进工作流程来缩短打印运行时间和缩短周转时间,着重于提高打印生产的一致性,速度和可靠性。优化包括简化流程和实施适当的自动化解决方案。这还将涉及合并和合理化打印中心。

此步骤需要更改可能已经存在多年的过程,这些过程会导致打印过程中昂贵且费时的瓶颈。 Meath说:“我们已经看到流程优化计划将每项工作的接触减少40%,并将产能和生产率提高20%至30%。 “结果是降低了每份作业的成本,简化了流程,改进了工作流程并提高了效率。”

Meath已经看到,这样的印刷转型工作可以使成本节省30%到近50%,从而消除了非核心业务流程的巨额资本支出。此外,一些CIO还开发了卓越的打印中心,这些中心专注于巩固运营并消除不必要的打印,使他们的企业能够利用行业最佳实践进行打印和数字转换。

此外,还有针对IT的显着优势。 Meath说:“从CIO的角度来看,好处包括加强对内部创新的关注,而不是管理不是业务核心的印刷和与印刷相关的流程,”他指出,在中型企业中,多达一半的IT服务台呼叫与打印有关。 “特别是,您可以减少IT支持人员的工作量,并释放他们以实现更具战略性和更高的[回报]组织目标。”

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