为什么纸仍然统治着企业

一项新的研究表明,通过打印机,扫描仪和其他办公设备在纸上仍在开展多少业务。但这是一件坏事吗?

在公司办公室中,打印,扫描和其他基于纸张的活动非常活跃。一些公司的研究表明,尽管有些公司已经从庞大的多功能设备中脱颖而出,主要是因为员工更喜欢留在工作舱中,但我们仍然依靠纸质来做日常工作。 韦克菲尔德研究信息趋势

根据Wakefield的调查,本月发布的并行研究表明,员工少于500人的公司中73%的“所有者和决策者”每天至少打印四次。中小型企业)。 信息趋势的研究更多地侧重于公司的工作流程,发现入职,开票和打印便笺仍然很常见,尤其是在以纸张为中心的部门,例如人力资源,法律和会计。 

信息趋势发现,一家公司每年在文档管理系统和维护上的支出可能高达$ 27,000,平均每月需要5,000页。 

工作场所趋势 

据称,在打印方面最有趣的趋势之一 兄弟国际 发言人杰夫·桑德勒(Jeff Sandler)表示,公司正在从整个大厅的中央枢纽和员工自己的办公桌上重新安置打印机,以使他们在工作场所的吊舱中更方便使用,以供一小批工人使用。 

桑德勒说:“在很多情况下,人们会在办公桌旁使用本地设备,而不必使用集中式多功能设备(MFD),因为他们不想走那么远才能到达这些设备。” “我们并不主张您摆脱所有复印机和MFD。我们看到越来越少的员工群体在靠近工作地点的地方使用较小的设备。”

InfoTrends的集团总监Randy Dazo说,纸张仍然是企业工作流程的重要组成部分。他说:“公司将纸张用作法律流程以及遵守内部和外部标准的工作流程和交易的一部分。” “纸是捕获和存储此信息的最低公分母。” 

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他说现代工作场所分为两个不同的类别。员工使用打印和扫描进行非结构化活动和临时业务流程。他们可能为此使用集中式MFD,因为它更“眼下”可以扫描收据以了解费用,将打印的商业文档转换为会议文本,甚至扫描打印的电子邮件。 

另一类是用于更结构化设置中的“事务”流程,例如人力资源,会计和法律部门。在这些设置中,打印和扫描通常是日常工作流程的一部分,例如扫描采购订单或打印发票。 

要无纸化吗?没那么快 

关于打印,扫描和复印的另一个有趣趋势是,当在线访问变得如此普遍时,所有这些活动都开始兴起。 Ken Weilerstein,研究副总裁 加特纳表示,由于网上有太多可用的内容,因此打印水平特别高。 

他说,今天,员工平均每月打印400页。他说,许多公司已经找到了通过数字化在线存储文档来实现“无纸化”的最简单方法,但是不可能完全消除所有打印和扫描。 

Weilerstein说:“纸张是一种便携式,通用且熟悉的共享和注释文档的方式。” “在纸上阅读长文档比在屏幕上阅读容易。纸被普遍认为对合同和其他法律文件有效,并且签名比任何数字签名都更为熟悉和接受。” 

成像,打印和文档解决方案项目副总裁Keith Kmetz IDC,说许多公司已经实施了“无纸照明”的概念。这意味着,几乎所有内部​​过程都是完全无纸的,但是外部过程仍然涉及打印和扫描,以作为集成到数字存储系统中的一种方式。 

兄弟的桑德勒(Sandler)指出的另一趋势是,智能手机和平板电脑等移动设备的兴​​起使大型公司更加依赖打印和扫描,而并非更少。员工需要一种将文档轻松移动到移动设备上的方法。 

桑德勒说,公司仍在扫描保险单,将印刷好的幻灯片转换成可在iPad上使用的PDF,并导入已签订的合同。移动设备的激增带来了对文档进行数字化并使其易于使用的新需求。 

传真机的寿命 

除了打印和扫描趋势外,传真虽然仍在迅速减少,但它仍然是公司工作流程的另一部分。 Weilerstein说,大型组织和SMB之间仍然存在鸿沟,而传真仍被用来弥合鸿沟。  

他说:“在取消传真之前,双方必须就如何进行通信达成一致,而且企业缺乏影响力来迫使客户放弃传真。” “就像其他消除纸张的方法一样,他们并不总是觉得值得这样做。” 

去年,IDC的Kmetz进行了一项调查,以找出为什么公司仍在使用传真机。总体而言,他发现有些公司的传真数量少了一些,但传真的趋势却相对平稳。在大多数情况下,由于成本低,简单,易于跟踪和安全性,传真仍然是工作流的一部分。他说,这肯定不会消失。 

这可能意味着需要重新考虑一些有关集中式文档管理的策略。在诸如会计和法律等结构化设置中的员工可能仍依赖传真,并且需要支持该功能的设备,而“临时”活动可能不使用传真。 

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桑德勒(Sandler)说,这就是为什么对公司内部的流程进行年度审查并找出角落中的MFD是否在大多数时间都处于闲置状态,员工在大多数部门仍在进行传真和扫描以及打印是否正在增加或变得如此重要的原因。减少。 

其他趋势 

加特纳的Weilerstein指出了与打印,扫描和复印有关的其他一些趋势。他说,最近在数字签名方面一直在推动“无纸化”,尽管房地产和法律等一些行业抵制了这种增长。 

彩色打印正在上升。他说,近年来,公司的彩色打印量比黑白打印多20%,这主要是由于彩色打印耗材价格下降。 

印刷法律文件也受到了更多的审查。 Tuan Tran,雷射喷墨硬件和企业解决方案总经理兼全球负责人 生命值,他说,“拉式打印”有一种趋势,即用户打印文档,但随后必须在打印机上验证其身份才能生成打印作业。 

“组织一直在部署允许用户发布打印作业,然后在办公室中的任何打印机或MFP上接他们的软件,而不是让它们默认为离办公桌最近的工作。” Weilerstein说。 “打印机在需要时将其从服务器中拉出,而不是打印机服务器在使用时将其推送到打印中。” 

他说,定时打印和身份验证的主要驱动力是它可以防止其他员工拿起文档。韦勒斯坦说,近年来,定时打印,打印服务器的使用以及取消打印的数量已大大增加。 

最后,工作场所趋势发生了变化–有时会过渡到无纸化办公室,或者转向工作区中更本地化的印刷。所有专家都同意:将行业趋势与自己员工的实际需求和流程进行比较很重要。

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