确保您达到项目交付日期的6个技巧

可交付成果是项目管理的生命之本,因此,只有采取一切可能的措施来防范最常见的陷阱,才有意义。

项目管理技巧与窍门
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无论您是在谈论内部还是外部项目管理目标,成功实现客户可交付成果都是一个主要目标。对于每个项目,这些交付物可能会有所不同,具体取决于行业,项目性质,项目规模,公司战略以及许多其他变量。但是,存在多个共享因素可能会损害这些可交付成果并最终损害客户满意度。这里仅仅是少数。

定义不正确的可交付成果

当项目成功或失败时,定义不正确的可交付成果是最大的风险因素之一。许多公司仅仅因为一开始就缺乏明确识别或定义的无形和有形可交付成果而遭受了错过目标和可交付成果的后果。对项目和客户需求或公司方向的模糊理解通常是大多数未成功确定的可交付成果的根源。项目经理应在开始阶段就放慢脚步,以便能够在向前收费之前准确地从关键利益相关者那里收集所有相关信息。

遗漏的可交付文件

在开始记录可能达成或未达成协议的内容之前,请不要等到某些项目方面陷入困境或变得模糊不清之前。遗漏的可交付文档和影响其他文档的细节,包括工作分解结构(WBS),项目章程,计划,项目资源,时间表,预算,变更管理文档,质量控制报告,测试计划等,可能给项目经理带来不必要的压力,团队,尤其是利益相关者。

保持更新后的版本控制文档易于访问,并使用简单的语言避免对各个级别的人员造成混淆。这对于确保以最小的各方阻力和挫折来满足项目交付成果可以大有帮助。使所有团队成员和利益相关者都能轻松地无缝访问必要的文档,从而增加了满足可交付成果的可能性。

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避免非正式协议

未经正式认识和/或批准的可交付成果可能通过误解和/或非正式讨论而出现,然后可能导致进一步的混乱,加剧和信心下降。在记录所需的项目可交付成果时,请确保以书面形式获得正式批准,以避免在项目已经进行之后的任何失望。从不承担任何责任,而应与适用的利益相关者进行多轮审查,以确保不会遗漏任何东西。这不仅是发现错误或误解的好方法,而且还为项目所有者提供了额外的时间和机制,以确保他们对预期的交付物有把握。

不要做假设

错误的假设会导致在错误的路径上进行项目设置,从而几乎不可能在不进行大量重复工作的情况下实现所需的可交付成果。与所有项目一样,假设在为整个项目的可交付成果和活动奠定基础方面起着至关重要的作用。错误的假设会使公司,资源,工作和项目经理面临失败的准备。与主要主题专家讨论不仅要假设哪些假设,还应讨论在思考过程中如何确定这些假设。

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每个人都需要自己的体重

在各个阶段都没有尽力的团队成员会极大地损害项目的范围,最终使交付成果变得极为困难。选择项目团队时,请确保团队成员可以投入时间,对项目进行充分投资,并且有能力并且愿意执行他们所需的工作。预期并建立足够的缓冲以允许定期预期的缺勤,休假和移交期间的一般延迟。考虑是否需要在需要时部署备份资源。有时候,所有这些都是预料之中的,并且已内置在项目计划中,但是由于团队成员只是出于某种原因而选择拖延脚步,因此交付成果仍然受到负面影响。考虑一些偶然性可以大大减少对其他团队成员的影响,但是必须在开始时就将其内置到项目中。

可交付成果具有依赖性

出于明显的原因,如果无法实现先前的可交付成果,则可能会出现问题。出于特定和需要的原因,对具有依赖关系的可交付成果进行标识和排序,从而在不考虑影响并将变更包括在变更控制过程中的情况下,绕过灾难性灾难。重要的是要认识到,在交付方面存在依赖关系,如果在推进到下一个交付之前没有满足这些依赖关系,则会产生巨大的影响。

其他项目可交付成果因素

其他要考虑的因素包括供应商关系管理-限制协议条款和安排可能会转化为采购问题。承包商关系的考虑是要考虑的另一个因素,因为如果项目的人员需求超过可用资源,那么急需的外包人员可能会严重阻碍可交付的成功。

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