在分心的时代如何找到焦点并粉碎竞争

作者Jocelyn K. Glei专注于如何掌握电子邮件之类的数字工具而不是被其奴役

消除源于应用程序的ping和弹出窗口的持续干扰,并专注于对我们的业务和职业真正重要的功能,已成为一种竞争优势。

那是作者的信息 Jocelyn K. Glei, 其工作围绕寻找意义,创造力和专注于日常工作。她的最新著作是“退订:如何消除电子邮件焦虑,避免分心和完成实际工作。”

“我经常将这一刻称为分散注意力的时代,因此相比之下,我认为真正能够成为注意力的主人具有竞争优势-将注意力放在想要的地方, ”格莱(Glei)说,她最近从洛杉矶搬回了纽约,在那里她从事了许多工作,包括担任该杂志的创始编辑和总监。 99u, 的教育和研究部门 行为,这是Adobe用于创意专业人士的在线平台。

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在99u时,Glei为创意专业人士编辑了一系列有关生产力,时间管理和企业家精神的书籍,其中包括“管理您的日常:建立例程,找到重点&增强您的创意思维”。

对于如何应对现代生活的干扰以及我们对技术工具的沉迷,显然存在寻求咨询的渴望。您可以在Amazon以及实体书店的自助部分中找到大量有关时间和绩效管理的书籍。 Glei本身已经建立了人力资源和生产力管理爱好者的受众,并且作为活动发言人和播客,其需求日益增长。

为什么我们需要帮助掌握数字工具

很容易理解人们为什么需要帮助。 Glei指出,平均而言,办公室工作人员每天要进入收件箱74次,花费大约30%的时间在电子邮件上。像HipChat和Slack这样的组聊天工具可以促进实时组通信以及一对一的即时消息传递,但也可能使专注于需要您全神贯注的工作变得更加困难。 

这不仅与应用有关。例如,Glei引用的一项研究表明,对于公司经理而言,平均每周要花两天(4.2年的生命!)参加会议-几乎没有人发现所有时间都花在了这上面。

为了成为面向数字的现代工作场所的主人而不是奴隶,您需要了解多任务的所谓转换成本在人脑上造成了沉重负担。 Glei说,如果您中断了一个专心检查电子邮件的项目,则大约需要25分钟才能恢复到之前的“流程状态”。

研究表明,将电子邮件与工作中的其他任务混为一谈会使您的智商降低约10点,格莱说:“这就像在工作中抽烟一样。” 

很有可能您不在心理学家认为能够很好地处理多任务的2%的人口中。实际上,研究表明,认为自己擅长该技能与事实上自己对此很不利的可能性之间存在很强的相关性。换句话说,如果您认为自己擅长一次完成一堆事情,那么很可能您做的事情很差。

认知心理学家丹尼尔·莱维汀(Daniel Levitin)在论文中指出:“所有这些损失都是众所周知的:“今天,我们的注意力过滤器很容易变得不堪重负。有组织的思维:信息超载时代的直觉。”

少数人寻求帮助。 Levitin写道:“成功的人-或负担得起的人-雇用了一些层层人员,他们的工作是缩小注意力范围。” “也就是说,公司负责人,政治领导人,被宠坏的电影明星以及其他时间和注意力特别宝贵的人周围都有一群人,他们实际上是在发挥自己的大脑。”

我们其余的人-甚至那些高级管理人员-都是我们自己,这是Glei决定用电子邮件写书的重要原因。

在Behance的99u,在策展内容,写作,研究和编辑的同时,“我大部分时间都在采访艺术家,学习者和企业家,探讨他们如何实现自己的想法,以及对我来说,主题是所有人真正搞砸了他们的注意力,他们的时间,他们的精力,”她说。 “很多原因是许多人拥有越来越多的自主权–他们是一个单人企业或小型企业,或者他们甚至在一个越来越扁平化的大企业中工作,而越来越多的人不必自行管理您的每一部分,您一天的各个方面,您的业务或职业。”

电子邮件是我们与技术斗争的缩影

电子邮件是我们与技术斗争的缩影,Glei指出,电子邮件是最大的单一技术工具,使人们无法进行有意义的工作。 “退订”采用三部分的方法来掌握电子邮件。简洁(约200页,有一些插图,但字体不是很小)是幽默的日常语言,它探究了为什么如此令人上瘾的心理学。列出了解决该问题的基本策略,并提供了实用的写作风格技巧和“备忘单”脚本。

要解决问题,您首先必须了解问题所在,而Glei简洁地剖析了为什么我们对检查电子邮件变得如此强迫。本质上,这是一个随机奖励系统,其运行原理类似于心理学家B.F. Skinner在老鼠实验中构建的机制。

Skinner的老鼠按一下操纵杆将获得食物颗粒奖励。事实证明,与以固定间隔(例如,每按10次操纵杆产生一次奖励)相比,当奖励以随机间隔到达时,老鼠更有动力,更适应并更渴望按操纵杆。 奖励是可以的,但随机奖励是令人兴奋的。

电子邮件是这样的。其中大多数(特别是在工作中)是例行的,麻烦的或令人失望的。 Glei在“未订阅”中写道:“但是每隔一段时间,您会得到一些令人振奋的消息:一封久违的朋友的电子邮件,或者,如果您真的很幸运,还会有山羊在跳动的视频。” ``而且这些随机奖励与所有令人麻木的更新和令人讨厌的要求混合在一起,我们认为如此令人上瘾。''

一旦您了解了技术工具成瘾的基础,Glei建议您在采取对策之前,应该认真研究一下对您真正重要的事情,您要实现的目标。除非您知道自己的确切目标,否则就很难停止将所有时间都花在电子邮件上并掌握真正的需求。 

因此,Glei分发了一些可能已经熟悉时间管理和组织有效性文献的人的建议:列出您要完成的事情。具体来说,她建议写下您接下来三个月的有意义的工作目标,将清单列出三到四件事。将其保存在您可以从办公桌上看到的地方,并在检查电子邮件和写下每日待办事项清单时牢记在心,她建议应在每天工作结束时进行第二天的工作。

掌握电子邮件

为了淘汰有效的日常电子邮件程序,Glei建议了各种策略来检查和回复电子邮件,其中主要是“分批处理”,或者在一天的30分钟内检查电子邮件,以避免浪费时间,令人费解。麻木的多任务切换成本。

另一个建议是:将通过电子邮件发送给您的人员分为VIP组。与您密切合作的主要合作者;有趣的人,例如可以信赖的朋友,可以增加一天的热情,以及诸如潜在的未来客户或合作者之类的“潜力”。 “随机”,您可能不认识的人可能会要求您做一些会占用您宝贵时间的事情,排名很低。

这样的想法是,较重要的细分受众群应尽可能少,而您希望快速响应的那些对您来说价值最大的联系人的细分受众群应包括最少的人数。整个框架可帮助您快速确定哪些电子邮件确实是紧急邮件或重要邮件,并避免在扫描收件箱时浪费时间浪费在每封电子邮件上。

否:达到“收件箱为零”(收件箱中没有电子邮件)不是目标。

Glei回复电子邮件最重要的技巧之一就是牢记研究人员所说的“负偏见”,即电子邮件的阅读者倾向于以比撰写电子邮件的人更负面的眼光看待所写内容。这往往是由于缺乏社交提示(如语音和面部表情)而发生的。

换句话说,如果您是正面的,则您所说的内容可能会被视为中立,而语气中立的电子邮件则可能被视为负面。如果您有负面意见要说,例如对同事的工作提出批评,请格外小心地选择您的措辞,也许从积极的话开始。有时,在复杂的问题或谈判中,仅进行面对面的聊天或打电话就可以节省时间和潜在的误解。

电子邮件是所有技术的缩影或与技术斗争的缩影。她指出:``电子邮件成瘾背后的心理也适用于社交媒体以及其他应用程序和工具。'' “一旦您对电子邮件的工作方式有了相同的了解,就可以将其应用于您使用的其他应用程序,甚至是尚未发明但肯定会很快上线的其他应用程序。”

在工作中,您需要设定对与他人交流的方式做出反应的期望,例如,预留时间进行小组聊天。 Glei说:“您不能将每条Slack消息,电子邮件或即时消息都视为紧急消息-您不能过这种生活。”

“我认为能够真正弄清楚如何集中注意力的人确实找到了竞争优势,因为他们可以将更多的精力放在重要的事情上,并将这些目标向前推进。”

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