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信息图:会议花了多少钱使您的业务损失?

通过遵循这些技巧,可以更高效地召开会议,并消除底线。

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在讽刺领域,低效率的会议简直就是传奇,但是他们从公司的底线中脱颖而出的事情却很有趣,而且非常真实。

对于初学者来说,他们消耗的资源是惊人的。贝恩进行的研究&公司发现,组织将其集体时间的15%用于会议并不罕见。

深入研究发现,在一家公司中,每周进行90分钟的执行会议每年需要进行300,000个小时的准备工作。如果您要以平均每小时50美元的速度乘以该时间,那么每年仅一次会议就需要1500万美元的投资!

提高会议效率

许多会议是必不可少的,而这些会议可以有效利用时间 如果 您遵循某些准则。

首先,确保所有参与者都收到清晰的议程,并为该议程做好了准备。

一些业务负责人已经围绕如何召开会议制定了明确的界限。例如,亚马逊的首席执行官杰夫·贝佐斯(Jeff Bezos)以在每次会议之前要求书面报告而闻名,并在会议开始时给与参与者以时间阅读所有材料。编写叙述需要参与者组织和澄清他们的想法,这对会议组织者和参与者都有好处。

如果您正在使用会议来“加快团队建设速度”或“查看数字跟踪方式”,则可能会浪费宝贵的时间,而这些时间可能会被用于制定战略决策。请遵循以下提示,以充分利用团队的会议时间:

  • 不要使用会议来收集信息。 会议通常是团队聚会的方式,并根据指标讨论活动或进度的状态。相反,确定一个过程 收集和报告数据,并使用会议来寻求解决方案。
  • 消除会议膨胀。 当您邀请太多(或不是正确的)会议参与者,安排30分钟的会议(可能在15天内实现目标)或晚10分钟开始会议时,就会发生这种情况。会议组织者犯下的最大错误之一是让一个房间里充满了声音,但是却没有邀请关键人物(例如经理或高管)担任最终的决策者。考虑谁需要参加-仅将其限制在那些应该做出贡献的人身上。同样重要的是,始终按时开始和结束会议。十分钟的空闲时间似乎并不多,但是当它影响到公司中的个人和团队时,它很快就会对生产率产生重大影响。
  • 避免人们更容易分心的时候。 许多专业人士同意,召开会议的最佳时间是星期二至星期四的上午9点至11点以及下午2点至下午4点。最好避免在一天的开始或结束时安排会议,因为通勤时间会有所不同。尽管听起来很明显,但是午餐之前或午餐期间举行的会议(不提供食物)可能会受到生产效率低下,饥饿的员工的影响。
  • 使用停车场的概念。 如果与会人员提出不在议程中的问题或疑虑,请避免使整个会议脱轨。相反,让参与者知道该问题将在其他时间进行探讨。
  • 使会议跟进成为最佳实践。 指定会议主持人以外的其他人做笔记。这有助于使会议按时进行,并使笔记记录者着重于捕获关键点,分配动作以及在需要时与会人员跟进。如果讨论其他资源,请直接从概述链接到它们。 使用跟踪动作项目的工具 而不是发送一系列可能在收件箱中丢失的电子邮件。
  • 选择正确的补充技术。 为了支持这些工作,请按预期的目的使用技术:简化和简化,连接不同的零件以及使每个人实时了解情况。正确的工作执行平台,从会议前共享材料到提供实时报告源,到自动化后续行动项目提醒,都可以帮助会议从资源消耗转变为真正的商业价值。

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