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摆脱BI维护难题并实现现代化

从传统的BI迁移到现代的BI之前,请确定高价值的现代化机会并制定计划以最大程度地降低维护成本。这是如何做。

组织正涌向现代BI,以通过可视化的自助服务分析功能,以更快的洞察力为业务中的更多人提供支持。您可能会完全受益于现代BI的优势,但是您需要仔细查看报告和分析,以确保实现最大价值的现代化。

许多组织也对迁移过程以及如何避免维护难题感到警惕—如果您在年度维护周期中走得太晚,则有可能在更新之前无法完成过渡;如果迁移时间过早,则为重叠的BI系统支付更多费用。

实现价值和投资回报率的现代化

有时,在现代平台中复制某些报表可能就像在其后复制和粘贴SQL一样简单,并且用户可以通过自助服务工具获得进一步分析的好处。在其他情况下,可能需要做更多的工作来实现分析价值或节省成本。最终,如果企业无法以一种或另一种方式看重价值,则可能会冒险拖延您的采用率。确定正确的用例进行现代化对于确保赢得可证明投资回报的成功至关重要—无论是减少在BI技术上的花费,节省时间还是影响底线的新见解。

现代BI提供出色分析价值的理想迁移情况:

  • 如果您有大量的报告已过时,未使用或重叠 —如果您有成千上万的报告,则很可能会发现多个副本,几乎重复的副本以及不再使用的报告。在盘点报告时,请后退一步,然后思考为什么首先要创建这么多报告。您将有机会淘汰较旧的报告,并在重叠之处进行合并。例如,如果针对不同地区或不同销售人员运行相同类型的报告,则可以通过应用参数以使信息适合相关方来节省时间和精力。
  • 如果您使用传统平台进行临时分析,但不生成报告 —现代分析的可及性和洞察力将提供巨大的价值。如果您的业务规则和逻辑位于源数据中,并且语义层已按预期使用,则迁移应该很简单。
  • 如果您使用传统系统作为数据导出工具 —用户是否将其数据放入Excel以进行下游分析,或者甚至将传统的BI导出放入现代平台以进行即席分析?是时候整合系统了。现代分析功能不仅可以为用户提供强大的,用户友好的分析和共享功能,而且还可以保护文件和电子邮件协作中面临的风险的数据安全性。

现代BI在其中增加分析价值的更复杂的迁移方案:

  • 如果您已在语义层(或更糟糕的是,在单个报告中)建立了业务规则以启用即席分析 —如果您已应用业务规则或在语义层或报告中(而不是ETL工具)应用了业务规则或创建了新字段,那么解构语义层并重新创建元数据以进行更广泛的分析的过程将更加复杂。
  • 如果您的传统系统受技术堆栈约束 —数据管道中的某些流程可能依赖于较大技术堆栈中不灵活的工具的特定功能。有时,由于其他打包产品,您可能只有企业级BI工具。在这些情况下,集成,迁移或重新创建数据工作流的各个方面可能会带来其他挑战。

现代BI可能没有或几乎没有分析价值,但合并或迁移可能会带来成本优势:

  • 如果您有严格的法规或合规性要求 —现成的BI解决方案可能无法满足某些法规要求。但是,现代平台的灵活性可以通过实现合规性所需的其他产品,流程或支持来满足,并且您可能仍会从合并BI系统中看到节省。
  • 如果修改报告输出对下游有重大影响 —如果您使用传统平台来生成具有灵活工作流程的源或输出,则将这些报告移至现代BI可能会影响下游的其他报告。依赖于您的数据的客户或合作伙伴可能对分析有特定的需求和工作流程,因此请务必考虑实施新技术的影响。

同样重要的是要意识到传统报告渠道中的观点如何影响现代化的范围。如果IT人员通常根据报告要求执行报告,从而使报告具有外观,则他们可能不了解现代平台执行相同分析但设计不同的功能。 (他们可能已经使用某些报告布局多年了,仅仅是因为这是打印它们的最佳方法。)查看仪表盘和报告的休闲商务用户还可能需要热身到新的布局,直到他们亲眼看到现代平台如何满足他们的需求和通过自助服务分析使他们更进一步。最初的忧虑可能感觉像是一个障碍,但另一方面,这是一个巨大的机会。

维护支出和时机困境

支持多个平台的成本是希望迁移到现代分析的组织的一个典型问题,特别是对于计划淘汰传统系统的组织而言。最佳时机因组织而异,具体取决于您使用的是哪个传统平台,您在维护合同中的位置以及数据管道和环境的复杂程度。

一些组织通过概念验证看到了自助服务分析的直接好处,即使他们很早就与传统的BI供应商签订了新的维护合同,也可以继续进行迁移。对于其他人来说,降低成本是使之成为可能的唯一途径。

如果您的迁移绝对取决于支出,那么您可能希望立即开始评估,并确定对您的组织在财务上最有意义的时间表。虽然不那么常见,但另一种选择可能是询问现代BI供应商有关维护合同的买断还是信用。如果您有多年的企业协议,或者您对现代分析和解决方案提供商的价值有足够的信心,则可以选择这种方法。

您需要仔细确定工作范围,并建立分阶段的迁移时间表,其中要进行适当的培训和测试,以验证您的新解决方案并优化这一重叠时期以最大程度地减少支出。这是高级分阶段方法的示例:

  • 第一阶段涉及计划和试点,通常包括范围界定,报告和需求清单,以及仔细研究财务模型以制定必要的迁移策略。在此期间,您还需要建立或评估跨职能指导委员会,组织角色,职责和许可需求,以及数据和治理策略的关键方面,以确保用户成功。
  • 第二阶段是繁重的工作 迁移最具影响力的现代BI内容。由于传统报告通常是根据在广泛使用现代BI功能之前开发的用户需求而设计的,因此现在是与受众合作进行报告以为其提供同类最佳分析的好时机。由于关键用例是使用您的现代平台构建的,因此您可以继续巩固围绕报告,治理,维护和监视等的流程,开始使用报告,仪表板和数据源原型,并开始进行用户培训。
  • 最后阶段是验证 在传统与现代系统共存的过程中。随着用户将使用您的新的现代解决方案,您应该期望他们验证它不仅满足他们的报告需求,而且可视化的自助服务分析为他们的数据提供新的见解,并为业务带来收益。理想情况下,在达到维护合同的续订期时,您将淘汰或缩减传统平台。

管理迁移和部署

在确定部署方案和策略时,组织从小处开始并不少见。根据哪个BI系统被集中或跨多个部门使用,现代迁移可能始于某个部门或跨几个部门的特定用例的实现。一旦捕获并传达了最初的成功,部署便可以从那里进行发展和扩展。

如果无法将内部资源用于他们的工作,或者您没有合适的技能来自信地管理迁移,则可以决定在迁移期间与SI或咨询合作伙伴合作,并利用他们在现代BI迁移中的专业知识。在正确了解您的需求和坚实的框架之后,对于您的组织而言,承担总成本和时间安排的行业专家可能被证明是更好的选择。

有关转向现代BI的更多注意事项,请参阅我们的网络研讨会系列 拥抱现代BI的发展.

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