冠状病毒危机

如何为不断变化的员工构建协作环境

到2025年,大多数工人将成为千禧一代。这些“数字原生代”将对协作的方式产生重大影响-无需步行到隔壁的办公室进行协作。

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如今,大多数企业都不像几年前那样统一了“所有员工都在同一个空间”的环境,当时几乎每个人都在公司所在地,并且能够从字面上步行到下一个办公室与同事进行沟通和/或协作,或使用电子邮件或简单的内部消息传递工具。

如今,对于任何组织的有效运营至关重要的员工沟通。实际上,我们估计,典型的公司实体有20%至35%的劳动力为临时劳动力,它们独立且通常在偏远地区工作。保持这些独立的承包商,顾问,第三方合作伙伴甚至客户之间的联系对于组织的生产力和整体成功至关重要。

[相关: 如何避免协作倦怠 ]

当我们查看员工的未来组成及其工作方式时,就会出现协作复杂化的情况。我们估计,到2025年,典型组织中60%至80%的工人将是千禧一代。这些“数字原生代”对员工协作的方式产生了重大影响。他们通常不感兴趣到隔壁的办公室进行交流/协作。

相反,他们更有可能通过多种电子方式而不是亲自来获取设备和文本,视频聊天和/或连接。此外,他们的工作风格千差万别,并不总是等同于传统的9-5天工作。他们倾向于必须满足的工具。 

[相关: 14个Microsoft Teams应用程序可帮助您更智能地工作 ]

必须以安全的方式满足他们的预期体验。我们已经看到一些实例,这些公司试图在千禧一代中招聘员工

如今,大多数企业都不像几年前那样统一了“所有员工都在同一个空间”的环境,当时几乎每个人都在公司所在地,并且能够从字面上步行到下一个办公室与同事进行沟通和/或协作,或使用电子邮件或简单的内部消息传递工具。

如今,对于任何组织的有效运营至关重要的员工沟通。实际上,我们估计,典型的公司实体有20%至35%的劳动力为临时劳动力,它们独立且通常在偏远地区工作。保持这些独立的承包商,顾问,第三方合作伙伴甚至客户之间的联系对于组织的生产力和整体成功至关重要。

[相关: 如何避免协作倦怠 ]

当我们查看员工的未来组成及其工作方式时,就会出现协作复杂化的情况。我们估计,到2025年,典型组织中60%至80%的工人将是千禧一代。这些“数字原生代”对员工协作的方式产生了重大影响。他们通常不感兴趣到隔壁的办公室进行交流/协作。

相反,他们更有可能通过多种电子方式而不是亲自来获取设备和文本,视频聊天和/或连接。此外,他们的工作风格千差万别,并不总是等同于传统的9-5天工作。他们倾向于必须满足的工具。 

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必须以安全的方式满足他们的预期体验。我们已经看到一些实例,这些公司试图在千禧一代中招聘员工,但他们发现这些工具尚不可用(或无法接受)后不久,他们拒绝了工作或辞职。组织规定的单一工作风格的概念已过时。这种变化现在正在发生,但是大多数公司还没有准备好。

我们需要什么来确保有效的合作

通常,允许员工使用消费者级别的协作工具(例如,短信,Facebook,Instagram,WhatsApp等)不是适合企业使用的解决方案。这样的使用很容易将公司敏感信息暴露给黑客和“不良行为者”,和/或允许用户与不想要的接收者共享数据,从而使公司遭受数据丢失,监管责任或更严重的威胁。

必须具有同等功能的企业级工具,以供当前和将来的雇员使用,以使组织发挥最大效率,并确保员工之间对企业敏感的通信。幸运的是,主要供应商正在建​​立安全的企业级工具以确保协作的安全性(例如,Microsoft Teams,Cisco Webex,Slack等)。

您应该在协作服务中寻找什么?

组织需要评估随着世界转向工作场所的数字化转型方法,将进行何种类型的工人,通信和其他形式的协作。选择正确的工具意味着寻找在不断变化的员工队伍中支持和增强协作的功能。这些功能包括:

  • 工作流程的灵活性 –能够根据广泛的用户,设备和应用程序中的典型角色和职责定制解决方案的功能
  • 工作区定制 –创建定制的协作“房间”和所需的增强服务的能力,例如日程安排,会议跟踪,笔记记录,与外围服务的连接,云供应商选择等。
  • 用户,应用程序和数据的安全性 –使用高级安全和隐私组件来确保没有用户或公司数据移动到指定的“孤岛”以确保隔离和保护的能力,并具有高级身份验证和加密的能力。
  • 数据提取的认知支持 –捕获和分类在会议或非正式协作期间发生的所有相关数据并将其作为知识来源提供给适当的用户群和/或整个组织的功能。先进的AI功能使之成为自动化流程,而不是手动流程。
  • 通过分析了解使用情况 –分析组织中的工作状况和不工作状况,并根据需要修改和增强可用的协作工具。这是创建灵活的协作策略的关键。

作为增强协作解决方案的一个示例,思科最近发布了其WebEx产品的更新版本,并添加了基于AI的助手功能,其中包括最近收购的Voicea产品。将其Voicea语音识别产品添加到其会议功能后,它可以在几分钟内完成整个会议的转录,而无需手动录音秘书来跟上对话的进度。

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它还提供了会议的版本,然后可以通过关键字进行搜索,从而可以更好地发现公司会议的内容。用户可以进行Voicea查询以从会议中提取信息,即使他们不在场也是如此。思科声称可以将工作效率提高30%,并节省6个小时的人工。

保持安全和私密

思科添加的其他现代协作增强功能包括将身份验证和加密密钥保留在各个站点本地,以使国际组织不必担心本地化的违规行为会暴露整个组织中的凭据,并且还可以更好地遵守本地隐私法。可以扩展到实施隔离的区域数据存储库,以更好地保护公司数据。

现代协作工具不仅是改善内部用户体验所必需的,而且还是与客户进行外部通信的关键组成部分。在最终选择解决方案之前,能够利用内部关注的协作工具来扩展与客户的互动应该是评估哪些供应商最能满足组织需求的重要标准。例如,思科还通过WebEx集中了一些工作,以使其成为增强的客户交互/管理工具(收购CloudCherry),该工具可用于提高组织的客户评级得分。

合作的底线

随着千禧一代和补充工人的增加,并且成为业务中更大,更重要的一部分,公司必须积极主动地为新的劳动力需求添加协作工具。不提供此类功能的组织将面临越来越多的员工挫败感并降低用户生产力,从而导致整个业务效率降低。最终,从简单的电子邮件和内部消息传递转向现代协作策略,将是成功运营任何大型或小型组织的区别。