成功的远程IT团队的7个秘诀

不要让地理位置降低您的IT团队的生产力。这些简单的技巧将帮助您无论身在何处,都能使每个人都能协同有效地工作。

成功的远程IT团队的7个秘诀
ipopba /盖蒂图片社

当发生传染性疾病爆发,自然灾害或任何其他类型的广泛紧急事件时,IT团队成员可能需要在家中或其他安全地点工作,直到恢复正常的业务运营。

对于IT领导者和员工而言,保持生产力并确保重要的IT服务在整个紧急期间不间断地运行都可能是一个挑战。这里有七个技巧,即使在最糟糕的时候,也可以帮助您保持关键的操作和活动的忙碌。

1.井井有条

只要任务不涉及与企业物理资产的动手交互,大多数IT工作都可以远程处理。 “设计和计划会议最好还是亲自完成,但是即使是这些会议也可以通过屏幕共享和在线白板工具在家中充分完成。”总部位于丹佛的定制软件开发公司Volare Systems的老板Joe Wilson说。大部分是远程员工。

卡内基梅隆大学泰珀商学院组织行为和理论副教授安妮塔·威廉姆斯·伍利说,任何拥有一套强大的规范和操作程序的组织都应该能够迅速组建一支有能力的远程IT团队,或者将其过渡为一支。

医疗费用分担计划提供商OneShareHealth的IT主管Patrick Costa说,组建成功的远程团队所面临的挑战更多是领导能力而不是技术。他回想起曾经有一次数据损坏问题迫使他从三个不同地点的工作人员那里获得快速输入的时代。 Costa认为电话会议是处理这种情况的最佳方法。他回忆说:“我们做出决定后,不到五分钟的时间。” “如果您是与员工关系良好的IT主管,那么您可以像现场员工一样迅速组建远程员工。”

2.选择一个强大的领导者

根据IT部门的不同,远程人员可能只有一个领导者或负责特定部门的多个领导者,这些领导者要向CIO或高级IT经理报告。远程工作指导和支持提供者The Remote Leader Project的联合创始人兼首席学习官Allison St. John警告说,无论团队规模或规模如何,都不应仅根据技术专长来选拔团队负责人。 。她解释说:“最重要的是,团队领导要具有人际交往能力,这样才能使技术水平最高和最熟练的人继续发挥自己的技术力量。”

伍尔利指出,任何团队领导者都应该具有较高的社交智慧和较强的协作能力,但是当所有或大多数团队成员都在远程工作时,这是两倍。

伍尔利说:“研究表明,当一个团队分为一些在远程工作的成员和一些在同一地点的成员时,最大的问题就来了。” “那些身处同一地点的[领导者]经常忘记在关键细节上填写远程成员,或者不了解[远程成员]知道或不知道的事情。”

3.制定职能战略

Woolley比较了一个IT组织,该组织面对医院工作人员的生存威胁,该组织响应“蓝色代码”警报。她解释说:“当(医院)团队进入会议室时,他们已经制定了一套预先制定的规则,围绕谁来负责,需要填补哪些其他角色以及需要执行哪些关键步骤。”同样,IT领导者需要有一个可以向前迈进以协调和促进远程员工队伍的人员。

保险计划比较网站运营商Zebra的CTO Meetesh Karia强调,远程团队需要获得快速有效执行任务所需的全部上下文,自治权和权威。他说:“您应该让他们承担责任,就像让团队其他成员承担责任一样。” “与团队就范围,时间和质量达成一致,并确保您至少每周收到一次更新。”

结构良好的远程团队应该能够处理几乎所有任务。 Woolley指出,通常通过确定哪些类型的工作需要高度协作来同步来衡量成功,而哪些类型的工作可以更独立和异步地进行划分和完成,来衡量成功。无论哪种情况,对于所有各方来说,团结一致都是至关重要的。当目标不明确或相互矛盾时,将难以实现富有成效的协作工作。伍利警告说:“在远程工作中识别和纠正不清楚目标的机会越来越少。”

4.建立紧密的协调

当组建远程团队时,可以通过创建与现场团队非常相似的层次结构来最大程度地减少破坏。 Woolley建议:“确保团队中有合适的人,他们具有正确的专业知识,并确保团队知道谁拥有什么专业知识,以便在需要时应用它。”

还应该为远程团队提供一组清晰的目标,所有各方都可以理解和支持。伍尔利说:“如果成员对目标和优先事项的理解不同,或者目标冲突,因为团队负责人希望他们做一件事,而老板希望他们去做另一件事,那将是一个问题。” 。

远程团队需要协调他们的注意力,确定他们正在共同努力的事情,他们正在分开做的事情,以及分别做的事情,以及在必要时如何召集在一起解决意外问题。伍尔利说,研究表明,生产力最高的团队的特点是“勤奋” —在此期间,参与者独立工作,并分担共同工作的时间。这样的团队通常表现出较高的响应度。

伍利指出:“当某人发送信息时,其他人会立即做出回应。” “相比之下,生产力低下的团队可能交换相同数量的消息,但是之间的延迟更大。”

5.使用通用的协作平台

对于大多数IT员工而言,进行远程访问的过程通常就像将家用台式机或便携式计算机连接到可靠的Internet连接一样简单。威尔逊说:“您可能需要运行VPN才能访问您的公司网络,但是应该做到这一点。”

最大的挑战在于选择一个能够满足团队成员需求并鼓励积极互动的协作平台。 Wilson指出,Zoom和Slack是最受欢迎的远程协作工具。还有许多在线任务板和项目管理工具可供选择。他指出:“对于开发人员而言,代码通常存储在GitHub,GitLab或Bitbucket中。”

好消息是,即使不是大多数,很多IT组织已经在办公室内定期使用多种协作工具。威尔逊说:“在家工作时,您可能不需要更换工具。”

6. 唐't neglect security

将人员转移到全职远程工作时,必须确保每个人都有能力可靠,安全地访问他们保持生产力所需的企业系统和资源。外包呼叫中心和直接面向消费者的技术支持提供商Support.com的CTO Kevin Ruthen建议,重要的第一步是部署常识性的远程访问保护措施,例如将关键系统和数据放置在VPN后面。

Ruthen还建议使用多因素身份验证来验证员工身份并防止未经授权的访问。他说:“要求……连接到公司网络的任何设备都必须具有最新的防病毒,间谍软件和恶意软件防护,这一点也很重要。” “这包括员工在远程工作时可能使用的任何个人设备。”

7.优化沟通

当团队成员孤立地工作时,总是存在这样的风险,即错误的假设和误解将逐渐失去控制,从而影响绩效和生产率。在家工作的人们将无法获得员工经常在午餐室或饮水机附近交换的观察,见解和更新。 Wooley解释说,偏远的工人通常会高估另一个位置的同事所知道的东西,或者假定他们看待事物的方式是完全相同的。她补充说:“尝试在没有足够沟通的情况下远程做事必将在理解上留下很多空白。”

实时电话会议虽然不能完全代替常规的办公室取笑,但仍然可以有效遏制谣言并帮助团队成员掌握项目和当前发展状况。威尔逊说:“远程团队最大的错误是关闭网络摄像机。” “如果彼此之间看不见,那么您和您的同事将失去与您的联系。”

然而,伍尔利(Woolley)淡化了视频加强团队合作的能力。她说:“事实证明,视频会议没有某些人想象的重要。” “我和我的同事进行了一项研究,我们发现仅通过音频进行通信的团队与使用视频会议的团队一样具有集体智慧,并且在某些方面降低了视频的协作质量。”

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