凯捷荷兰如何管理其大规模的远程工作迁移

IT服务巨头凯捷(Capgemini)拥有用于远程工作的基础架构-但是有一些经验教训可以了解对人类的影响。

RomoloTavani /盖蒂图片社/ Thinkstock

作为全球最大的IT服务提供商之一,凯捷在冠状病毒锁定期间已经具备了荷兰业务连续性的基本IT基础架构,但了解到它在处理通信和业务流程时还有很多工作要做是时候将其6,000名员工从家里迁移到远程工作了。

该公司在荷兰有六个办公地点,主要的一个在莱比锡里恩,提供大约1,500个工作区。只有很少的工作人员永久分配了办公桌,即使在繁忙的日子里,也不是所有工作区都被占用。这不是因为人们通常在家里工作,尽管员工偶尔会这样做,而是因为大多数凯捷员工都在客户那里。大多数客户更喜欢这种方式,或者是因为他们自己的公司文化需要这种方式,还是出于诸如安全性等基本的实际原因

因此,当荷兰政府于3月16日宣布封锁冠状病毒的措施时,该公司面临着巨大的挑战。实际上,除了极少数需要在办公室工作以执行关键业务任务的员工以外,几乎所有员工都必须进行远程工作。不仅在通常的一天左右,而且在至少数周的不确定时间内。最重要的是,仅公司在荷兰为数百个客户提供的服务就可以持续进行而不中断,这一点很重要。

为了迎接一周的挑战,凯捷(Capgemini)为创建有效和负责任的家庭工作区定义了三个支柱:健康,流程和基础架构。

员工健康至上

凯捷(Capgemini)说,即使在正常情况下,他们也非常注意员工的健康。例如,员工在家中工作时可应要求提供所谓的ergo套件。该套件提供了诸如笔记本电脑支架,键盘和耳机之类的便利设施,以帮助工人创造出符合人体工程学原理的工作场所。

在这种情况下,大流行时还需要更多。在小组环境负责人Annelies Hermens的领导下,几天之内就建立了办公设备借贷系统,为员工提供工作套件,办公椅,显示器,甚至为他们提供在家办公空间的高度。可调节的坐式办公桌。

从该计划中学到的一个关键教训是需要重复有关该报价的信息:并非所有员工都立即使用了该报价。 “您必须一次又一次地提供它,”赫曼斯说。 “每当我们再次提请他们注意此设施时,总是会有我们最初没有听到的员工的兴趣。”某种学习曲线可能在其中发挥了作用-短短几天后,厨房桌上笔记本电脑在人体工程学上的不足就成为人们关注的焦点。

对于感兴趣的员工,该公司与常规供应商ErgoDirect合作,可以以优惠的价格购买人体工程学的辅助工具。除了物理和软件辅助工具(例如标准实施的工作&移动同一供应商的软件),-凯捷还提供每日公告,提示在工作日内充分走动的重要性以及正确使用人机工程学工具的技巧。

凯捷

大流行期间,几乎所有荷兰凯捷公司的6,000名员工都在家工作,而办公室空着。

在开始从事远程工作的初期阶段之后,工作重心从人体工程学转移到了新工作环境中总体活力和健康的重要性。

 Hermens说:“第一阶段是人体工程学,第二阶段是'如何保持?”。 “'你好吗'这个问题很关键:如何照顾自己,如何与他人保持联系,如何度过这段时期?”

对于许多人来说,某些事情变得困难:设定限制,花时间照顾自己。当您长时间在家工作,工作和私人生活可能变得难以区分时,真正放松是一项挑战。为了帮助员工应对这一挑战,我们为他们及其合作伙伴创建了一个网络研讨会,既在几个不同的时间进行实时流式传输,也作为点播视频。

“一切都在压力下液化”

凯捷荷兰公司首席运营官Ronald van den Berg指出,引人注目的不仅是因为有可能在6,000名在家工作的员工继续提供服务,而且还包括客户的灵活性。许多客户是大型公司和政府机构,由于隐私和安全问题,从来没有选择在家工作。但是,正如范登·伯格所说,“一切都在压力下液化”。除了安全性问题,到目前为止,各种公司的经验已经证明,即使对于那些至今仍不情愿的客户,远程协作也是可行且有效的替代方案。

对于凯捷而言,以前被视为面对面互动的前提的一切现在都可以远程完成:与客户进行面试以及新员工入职。事实证明,这实际上是可行的。在许多项目中,远程工作甚至迅速被证明是有好处的。例如,生产率有时会提高;会议变得更短,更高效,部分原因是必须制定新的基本规则(彼此之间不得讲话,使用主持人)。因此,从项目团队会议到与业务部门的管理会议,再到敏捷开发团队的站立式会议,以前可以亲自举行的许多会议现在都可以虚拟地进行。

Van den Berg说,关注业务流程,通信和远程工作对员工的整体影响仍然至关重要。 “现在一切都与沟通有关。”有些人为在不得不居住的地方工作而苦苦挣扎,但对于有小孩的家庭的人或在COVID-19护理前线工作的伴侣,这也会引起问题。有时人们轮班工作,轮流照顾孩子,这增加了强度,就像一个人远程工作会自己付出很多。范登伯格说:“沟通是密切关注人们的关键。”已经建立了程序来支持需要帮助的人。例如,在需要时,快速响应团队可提供协助。

但是,从迁移中学到的一个关键教训是,许多人表现出独立的主动性来应对新形势的挑战。尤其是年轻的员工,在例如连接不同的工具方面似乎很有创造力。同时,随着物理距离的增加,管理人员自然倾向于进行更多的指挥和控制。范登伯格说:“这造成了紧张局势。” “在保持控制力,继续鼓励创造力和分享倡议之间找到平衡是公司的重要关切。”

保护家庭基础设施

由于Capgemini已经拥有可以使员工在家工作的IT基础架构,因此与技术人员的正常业务活动相比,最大的不同之处在于规模。 “从技术上讲,没有真正的挑战,”云基础架构总经理Lout van Montfort说。 Van Montfort补充说,对基础设施进行的细微调整包括“在这里和那里一点点增加容量”。

这也适用于客户支持:默认情况下,Capgemini使用并行基础架构,具有独立的托管VPN和与每个客户的冗余连接。就像内部一样,对客户而言,最大的努力就是提供信息,包括可公开访问的网络研讨会,以帮助客户的员工尽可能适应在家工作。一个例子是 Eneco,荷兰第三大能源公司,由于其员工可以远程工作,因此可以继续提供服务。

但是,即使在远程工作时对连接安全性没有大的担心的情况下,安全性也是一个问题。 Van Monfort说:“风险在于人们何时回到办公室。” “它们并非源于使用非常规网络或特定攻击,而是源于网络钓鱼活动数量的明显增加。”假定使用这种途径,恶意方将使用这些异常情况来安装木马,只有当员工返回办公场所时才会激活木马。凯捷已经在努力建立服务来为此做准备,以便将来内部网络可以继续保持安全。

40,000台面向印度的笔记本电脑

尽管凯捷在荷兰的IT基础架构使它可以专注于员工服务,通信和流程,但并非到处都是这样。公司在全球270,00名员工中,不少于12万,其中大多数是开发人员在印度。其中有四万名员工在台式机上工作,并需要尽快使用笔记本电脑。该公司收集了其在全球范围内内部可用的所有笔记本电脑,购买了其余的笔记本电脑,以便在锁定生效之前为所有人提供远程工作的装备。该公司还面临在软件许可,带宽和防火墙等领域在家工作的基础架构挑战,要求其专注于迅速扩大规模。

回到荷兰,即使有了基础设施,在宣布锁定措施后,一些凯捷客户也被迫停下来,尽管“ IT活动很少真正停止;这将是没有公司负担得起的风险,”范登伯格说。在这些情况下,凯捷的重点是继续帮助这些公司进行必要的调整以继续业务。

这在零售领域最为明显,在零售领域,这种流行病措施的最明显影响是向“数字”的转移变得比以往更加紧迫。正如Van den Berg所说:“亚马逊有100,000个职位空缺。”对于每个销售人员而言,维持供应链至关重要。凯捷为这些客户提供24/7全天候支持,以确保供应链保持运转。

由于全世界的政府对这种大流行采取了类似的方法,包括社会疏远和封锁,因此对企业的影响通常也是可比的。范登伯格(Van den Berg)确认,在与欧洲首席运营官进行磋商后出现了熟悉的情况。例如,零售和酒店业受到的冲击尤其大,供应链问题几乎影响每个部门。

有趣的是,凯捷的地理覆盖范围使它可以观察到,在COVID-19感染率最高的欧洲国家(意大利和西班牙),这场危机似乎激发了克服挑战的极高动力,从而对企业的影响更为有限客户数量超过其他国家/地区。

经验教训意味着未来的变化

凯捷开玩笑在内部将其称为“在家离岸”的操作中,最重要的教训也许是,随着新的工作方式,也产生了新的心态-来自年轻的员工提出了创新的解决方案,开放给远程工作的客户。沟通和合作的需求已经并且得到广泛认可。

所有迹象都指示着持久的变化。这不仅适用于凯捷,还适用于其客户,在该客户中,人们越来越意识到可能发生的变化超出了人们的想象,而且这种强制过渡有很多好处,例如,减少了因旅行和通勤而浪费的时间。

当然,并非所有事物都固有地适合这种新的工作方式。例如,讲习班受益于一定的创造力,当参与者在场时更容易激发出这种创造力。预计新的常态将新旧工作方式融合在一起,但就目前而言,即使凯捷公司的办公室空了,凯捷的业务仍在继续增长。