事实也很重要,在您的公司中也是如此

由于在这个数字时代数据已经变得零散,因此浪费了公司内部不必要的时间和金钱。那必须改变,这就是方法。

几个月前,我和妻子在我们家发现一盏坏灯。它不是特别有价值,但是犯罪现场到处都是我两个男孩嬉戏时离开的明显痕迹。我把嫌疑人放在一边质问。

我的大儿子讲了一个不合情理的故事,将罪行归咎于家养狗。我没有被说服,但是奇怪的事情发生了。我最小的儿子(更富想象力)给我讲了一个四面八方的故事,有时涉及外星人和鬼魂。他说话时握住了他的眼睛,透过手指看了一下,扫了扫我的脸,看是否有我为之迷恋的迹象。

我的孩子犯了一个普遍的错误:他们不同意真理,或者至少不同意他们要告诉我的真理。毫不奇怪,年幼的孩子犯了这个错误。但是,您会感到惊讶的是,普通公司中存在着多少个真理版本,管理人员使用旧数据,估算值不一致和/或信息不完整而做出了多少重要决策。

太多的公司和团队缺乏“真相”,或者至少缺乏可用性。会话,文件和决策越来越分散在内部网络上的电子邮件,服务台和无尽的文件夹中。在 最近的一项调查 在Atomik Research的调查中,只有23%的管理者和14%的非管理者强烈同意他们的组织拥有 真相单一来源 已。很难说这是一个小问题。到 估计 一家拥有100名员工的公司,每周平均要花费17个小时来澄清通信,相当于每年花费528,443美元。

现在是真相单一来源成为公司规范的时候了。随着工作变得更加数字化,至关重要的是,员工可以找到他们完成工作所需的信息,领导层必须准确而轻松地了解业务状况。

云改善了协作,但付出了代价

要了解数字碎片化的本质,它有助于重新思考当今移动设备时代之前的时期。那时,员工在他们的计算机上,文件存储在本地,或者存储在IT部门管理的网络上。如果有人需要协作处理文件,则将其附加到电子邮件中,并在接下来的几天内与同事来回发送,仔细重命名文件以帮助确定谁进行了最后一次更改以及何时进行(对版本控制进行一次可悲的尝试) 。但是,如果需要该文件的人没有通过电子邮件获得该文件,则他们将无法访问该文件,并且可能不会知道该文件的存在。

云改变了这一点,使团队之间可以更好地合作,并使结构化的对话变得更加容易。但是,随着移动技术的兴起和IT的消费化(称为自带应用程序或BYOA)的出现,云应用程序的激增带来了新的挑战:团队协作分散在太多的系统中。在一个 来自Harmon.ie的调查 员工表示,他们平均在工作中使用9.39个应用程序。这意味着员工必须合并来自将近10个不同系统的信息,以完整了解其工作状态。另外,如果特定系统中的信息已过时或不准确,则可能找不到基于项目或任务的“真相”。

流程确保透明度和一致性

对于一些数字员工而言,“标准化”听起来像是一个肮脏的词。数字工作本质上是创造性的,需要灵活性和批判性思维来克服障碍。但是流程的标准化与产品的标准化不同,对于数字团队来说,流程的标准化是与每个页面上的所有人一起创建团队的秘诀。

通过为不同类型的项目使用模板,经理和支持者可以跟上每个项目的进度。借助直观的指示器可以直观地看到每个任务的进度(例如看板),可以使团队放心,这可以确保进度正常,或者告诉他们延迟了什么以及为什么。如果这些模板还包括有关任务分配和工作范围的信息,则可以显着减少工作的“信息搜索”方面,而有利于快速,准确的可见性。

在工作中使用模板的另一个好处是,他们能够提高团队能力,同时保持一致的质量水平。将网页设计过程(不一定是页面本身,而是构建页面所要采取的步骤)倒入模板的创意团队可以放心地工作,知道他们在过程中没有采取关键步骤。无需进行质量检查流程,所有相关内容(如文本,图像和其他详细信息)都将由利益相关者按时交付。这对于资源有限且工作量大的团队的实力至关重要。

自动化与整合

BYOA的兴起导致团队协作分散在太多无法跟踪的系统中。整合和集成是克服这些问题的方法。团队负责人必须与员工合作,消除冗余解决方案,转而使用团队将用于每个项目和单个任务的单个工具。例如,使用Slack,GChat和WhatsApp进行消息传递的团队需要选择一个并坚持下去。

在选择过程中,应考虑应用程序是否可以彼此集成以确保更新同步。这是一种自动化形式,通过减少员工汇总来自不同来源的项目更新所需的时间,每天对员工具有实用价值。如今,借助诸如Azuqua和Zapier之类的工具,您甚至不需要开发人员即可通过自动化构建真实的单一来源。使用简单的所见即所得(WYSIWYG)编辑器,可以将应用程序链接在一起,以便任何需要它的人都能快速找到信息。

连接的信息可帮助员工找到平衡

的确,我着迷于生产力,但这在我看来不仅是关注利润的首席执行官,而且也是丈夫和父亲。在 一次毁灭性调查 52%的受访者表示,“缺少信息”是工作场所压力的主要来源之一。如果您曾经呆在办公室里试图写报告迟到,您可能会同意。

的确,时间就是金钱,但更重要的是,这就是我们的生活。这项研究继续表明,人们很难找到工作/生活的平衡,休假更加困难,并且在工作时间以外难以与工作脱节。如果您不相信真理的单一来源可以提高您的业务盈利能力,请考虑它可以如何帮助您的员工充分利用工作日的时间,以便他们一次可以在家中享受家人的乐趣。作为两个男孩的父亲,我直接知道一些额外的父母控制也不错。

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