进化的进步:合同生命周期管理的稳步发展

自纸笔时代以来,合同管理已经走了很长一段路。智能合约和机器学习将使它走得更远。

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NatalyaBurova

随着技术的进步继续改善我们的生活,当前的商业惯例正在迅速被取代。展示正确的价值 合同生命周期管理(CLM)软件 可能适合您的业务,让我们退后一步来回顾合同管理流程的历史,总结eSignatures带来的成就,然后展望一下合同管理的光明前景。

在一开始的时候

数十年来,使用模拟方法签署,标记和签署了合同。这是昂贵,缓慢且低效的。但是,在每个过程中,过程都变得越来越数字化。用计算机代替打字机,然后通过电子邮件,传真或扫描合同。  

然后来了   电子签名 ,这项技术浪费了该流程中最大的时间之一,并将其​​减少到几秒钟的工作。在此之前,等待客户执行销售或采购合同可能需要几天甚至几天的时间;要获得笔墨签名,您必须找到签名者,并亲自出现或将物品放入邮件中。延误影响了最重要的公司,从而阻碍了整体业务敏捷性,收入流和增长。 

现在,只需在协议中添加电子签名,即可节省时间并减少打印,扫描,传真和运输的人工成本,从而为组织平均每份文档节省36美元。这些都是很容易习惯的更改,而且它们不可能回头。 

结束的开始(生产力下降) 

当纸统治着商业世界时,时间(和树木)减少了。随着数字化的开始,组织开始意识到可以获得的生产力。合同管理渐渐进入了新的领域,企业领导者也开始关注它。 

合同管理过程中的第一个重大转变是存储发生了变化。客户关系管理软件(CRM)和基于云的存储库已成为存储和检索文档和客户数据的标准方法-随着虚拟实体文件柜的使用逐渐减少,网络空间充满了虚拟文件柜。这些新的记录保存系统无疑是从人工合同管理迈出的一步。 

但是时间仍然在浪费。销售人员必须将客户信息从CRM中复制到每个新合同或投标中,从而可能导致人为错误。收到客户签名后,通常需要其他信息(如采购订单编号)来提供服务。此外,笔的一次错误笔触会将整个过程发送回起始行。 

根据  加特纳 合同生成,谈判,审查和批准的费用大约占法务部门所花费时间的一半-更好地用于战略发展,防范风险和支持新收入来源的时间。

加快电子签名之外的业务流程

电子签名需要批准,但这只是合同管理过程的一个环节。实际上, 协议生命周期中的每一步 产生节省时间,节省精力和加快流程的机会。 

例如,现代企业软件提供的解决方案远远超出了简化审批或改进存储技术的范围。以合同生成。过去,Microsoft Word是法律和销售团队的默认文档生成工具。合同是在台式机上起草的,然后通过电子邮件在整个组织中手动循环-从团队到团队,从一个人到另一个人,通过电子邮件。注释难以阅读-版本冲突成为主流。传统合同生成流程的挑战产生了以下问题: 

  • 延迟完成交易
  • 成本增加 
  • 效率低下 
  • 收入损失 
  • 糟糕的客户体验
  • 风险增加。

现在,合同生成可以是一个完全同步和自动化的过程,使团队成员可以跟踪进度以及在一个中央仪表板上访问,编辑和存储合同。 

条款库使团队成员可以将模板和预先批准的条款存储在中央位置,以便从任何地方访问,从而使非法律员工可以快速独立地生成合同。这样可以减少等待时间,并使您的法律团队有更多时间专注于更高优先级的职责。此外,合同管理平台简化了审核和评论流程,加快了谈判速度,并缩短了完成时间。 

合同管理流程的这些变化导致: 

  • 提高效率 
  • 降低成本
  • 更快的创收
  • 更好的客户服务
  • 数字能力增强 
  • 更好的指标,报告和定性结果。 

正确的  合同软件可以改善工作流程 在合同管理过程的每一步。通过简化人工批准,重新设计,签署和路由销售合同,它可以大大减少合同在组织中的销售部门与法务部门之间传递所需的时间。最终,合同生命周期管理使您可以自由地在最需要的地方重新分配宝贵的资源。 

更好的前进方式:智能文档和人工智能

合同生命周期管理距离墨水和纸张时代已经走了很长一段路,但仍有增长空间。 

尽管变化很快,DocuSign的“2019年内容管理状况报告”发现,大多数企业仍然报告说,批准,条款管理和工作流是合同管理流程中最大的痛点。随着合同管理的复杂性不断增长,端到端合同管理软件解决方案如 DocuSign CLM 将成为商务必需品。此外,未来的技术进步包括 智能合约 机器学习功能将为您的企业提供所需的见解和情报,以适应当今快速发展的形势。 

根据软件数据库  筛选 ,普通企业在日常运营中会使用37种不同的工具。将公司的合同软件解决方案集中在一起,将帮助您在一处创建,编辑,共享,跟踪和批准协议,从而使您的生活更轻松,满足客户需求并为您的业务提供可扩展的解决方案。 

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