Word 2007的六个省时技巧

微软 Word具有许多您可能根本不了解的非常方便的功能。您可以在Word 2007中执行以下六项操作,以节省大量时间。

微软 Word一直是功能非常强大的软件,它具有数十种(甚至不是数百种)大多数人都不知道的功能。新的 Word 2007中的“功能区”界面 尝试使其中的某些功能更易于查找和使用,但是仍然有很多非常方便的功能,您甚至可能都不知道要寻找。

您可以使用Word 2007进行以下六项快速操作,这些操作可以节省大量时间。一旦尝试了它们,您将永远想要没有它们。

(编者注:这些技巧中的一些技巧可在Word的早期版本中使用。我们已经注意到了这种情况,以及所需步骤的变化。)

1.突出显示文档中单词或短语的所有外观。

传统上,要在Word文档中查找单词或短语,请按Ctrl-F(或选择“编辑->从下拉菜单中查找),输入搜索词,然后单击“查找下一个”以转到文档中该单词的下一个实例。在这里,您将继续单击“查找下一个”以搜索下一个用法,然后搜索下一个用法,然后冲洗并重复。

在Word 2007中,您可以运行一个搜索来突出显示文档中的每个实例,从而可以轻松地扫描并找到您要查找的单词或短语的确切实例(或者查看是否使用过该短语)太多)。

像往常一样开始搜索,方法是按Ctrl-F并输入搜索词。但不要单击“查找”,而是单击搜索窗口底部的“阅读突出显示”按钮,然后选择“全部突出显示”。搜索字词的每个实例都会以您在“首页”标签上选择的任何突出显示颜色突出显示(默认为黄色)。

要删除突出显示,只需再次按Ctrl-F即可调出搜索窗口,单击“阅读突出显示”按钮,然后选择“清除突出显示”。突出显示将消失。

2.搜索一个单词及其所有变体。

Word 2007搜索功能的另一个强大功能是能够搜索单词的变体,例如复数形式或动词时态。 (Word的早期版本也可以这样做。)单击Ctrl-F可以照常打开搜索表单,输入搜索词,然后单击底部的“更多”按钮。选中“查找所有单词形式”旁边的框。

当您运行搜索时,Word不仅会找到您输入的单词,还会找到其所有变体。例如,假设您想在每次描述文档中的运行方式时进行查找。输入“运行”,Word不仅会找到单词“运行”的每个实例,还会找到“运行”,“运行”和“运行”。

注意 微软 这里的术语有点误导。实际上,它找不到所有单词的所有形式。例如,如果您搜索“音乐”并选择“查找所有单词形式”,则不会找到“音乐”或“音乐家”。但是,如果您输入一个动词,Word将会找到其所有时态。如果输入名词的单数形式,它也会找到复数形式;如果您输入“好”这样的形容词,它也会找到“更好”和“最好”。

您甚至可以使用此技巧来查找一个术语并将其替换为另一个术语-“运行”与“行走”,“奔跑”与“行走”,“跑步”与“行走”,依此类推。 (与其选择“全部替换”,不如单独查看Word的建议,以确保每次使用正确的表格都比这更好。)

结合Word 2007中新的“阅读重点”功能,可以提供功能强大的编辑工具。例如,大多数作者在工作中尽量避免使用动词“ to be”,而倾向于使用更主动和更具描述性的动词(例如,“运行”而不是“快速移动”)。

输入“是”作为搜索词,选择“查找所有单词形式”,然后点击阅读突出显示->突出显示所有。将高亮显示“是”,“曾经”,“曾经”,“曾经”等的所有用法,使在编辑时易于特别注意它们。

3.同时处理文档的两个部分。

Word的拆分视图使您可以在一个屏幕中查看和处理同一文档的两个部分。这使得从长文档的开始到结尾剪切和粘贴大量文本变得轻而易举;添加参考或尾注也是小菜一碟。

您甚至可以在一个窗格中保持大纲或目录可见,而在另一窗格中不工作。拆分视图中的每个窗格都可以独立滚动,因此您可以根据需要随意移动。

要在Word 2007中激活它,只需转到“视图”选项卡,然后在“窗口”区域中选择“拆分”。 (在Word的早期版本中,选择“窗口->分割。)您的光标将跳到水平“分割线”顶部的页面中间,并且移动鼠标会上下移动分割线。找到您要拆分页面的位置,然后单击鼠标以放置行。

现在将通过两个独立的窗格查看您的文档,您可以在任一窗格中工作。如果您不喜欢将分割线放在何处,只需用鼠标抓住它,即可随意移动它。

进入“拆分视图”后,更改为默认值就像重复该过程一样简单。只需转到“视图”选项卡,而不是拆分,这次您将看到“删除拆分”。 (在Word的早期版本中,选择“窗口->删除拆分。)单击该按钮,然后保存-屏幕恢复正常。

4.在“打印预览”屏幕中进行更改。

您已经准备好进行打印了,但首先决定看看“打印预览”屏幕(选择“ Office”按钮-> Print -->打印预览或按Ctrl-Alt-I)以查看文档在纸张上的显示方式。那是当您发现错过的明显错误时。通常,您必须退出“打印预览”屏幕并返回文档,然后再次查找错误。

但是,使用Word 2007,您可以轻松更改“打印预览”屏幕的行为,以便可以在不退出“打印预览”的情况下编辑文档。在“打印预览”功能区的“预览”区域中,取消选中“放大镜”旁边的框。完成后,单击文档将把光标放置在普通编辑屏幕中。您可以选择修改拼写错误,添加单词,甚至重写整个段落。

然后单击打印并将其直接发送到打印机。您可以在此处在“打印预览”中保存更改,也可以在普通视图中保存更改。

5.在段落之间给自己一些额外的空间。

如果您是在编辑或修改文档时喜欢在段落之间做注释的人,或者想将新文本添加到单行距大纲中,请通过自动添加一行来为自己留一点空间您的段落之间的空间。

通过按Ctrl-A选择整个文档,然后按Ctrl-0,每个段落之后都会出现一个新的空行。再次选择全部,然后按Ctrl-0使多余的行消失。 (此技巧在Word的早期版本中也适用,除了第二次按Ctrl-0不会删除多余的空格。)

6.添加随机占位符文本。

有时,您需要在文档中添加随机文本以作为演示的一部分,或者让您对新的布局有所了解。设计师的后备箱是lorem ipsum,这是从Cicero的《 De Finibus Bonorum et Malorum》(《善与恶的尽头》)衍生而来的拉丁语块。

lorem ipsum文本对现代读者没有意义,这使其非常适合不被文本内容分散注意力,因此您可以专注于其外观。

将光标置于您要开始随机文本的位置,然后键入:

= lorem(x,y)

其中x是要插入的段落数,y是每个段落应包含的句子数。当您按Enter键时,Word将插入所需的文本块。例如,= lorem(1,4)生成以下代码:

喜欢用英语输入虚拟文字吗?通过将lorem替换为rand,Word 2007还将插入从Word 2007教程中提取的英文文本,如下所示:

= rand(1,4)

(有趣的是,在Word的早期版本中,= rand函数插入了经典排字机的伪句子“重复的棕色狐狸跳过懒狗。”的重复。Word2007使用的教程文本更长,且种类更多。

= lorem和= rand都是以极快的速度生成自然外观文本的便捷方法。

我希望这些技巧可以在您下次使用Word 2007时节省一些时间。此处提到的某些功能在程序的早期版本中可用(以某种形式或其他形式提供),但是如果您不深入研究层级的话,菜单,您永远不会知道。但是,无论是新功能还是旧功能,所有这些功能对于使用Word的任何人都是有用的。

而且可能还有更多功能尚未发现-我仍在寻找我只知道必须隐藏在某处的Write Article按钮。

洛根·库格勒(Logan Kugler)是洛杉矶的自由撰稿人,他为30多个国家杂志(包括MacLife, PC杂志 ,成功与广告时代。

这个故事“ Word 2007的六个省时技巧”最初由 电脑世界.

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